مرونة سكروم: دليل عملي على صمود منهجية أجايل في أصعب الظروف

مقدمة: هل سكروم حقاً صامد أمام الجوائح؟

لطالما اعتقدت أنني ألمّ بكل تفاصيل نظرية Scrum. لكن ما لم أدركه قط هو أن هذا الإطار العملي يتمتع بمرونة استثنائية تجعله قادراً على الصمود حتى في وجه جائحة عالمية. دعوني أشرح لكم لماذا، ولكن لنبدأ أولاً ببعض الخلفية.

أنا مدير مشاريع تقنية وخبير Scrum Master ضمن فريق هندسة البيانات في دوري البيسبول الرئيسي (Major League Baseball). يومياً، أعيش وأتنفس كل ما يتعلق بمنهجية Agile، وبشكل خاص Scrum. يعمل فريقي على حل مشكلات معقدة في إحصائيات وتحليلات البيسبول. نقوم ببناء مسارات بيانات (data pipelines)، قواعد بيانات (databases)، أدوات تحليل بيانات، وأدوات تصور للإجابة على كل سؤال ممكن حول إحصائيات البيسبول التقليدية (من يتصدر الدوري في رميات الهوم ران؟) وإحصائيات Statcast (ما هو أعلى معدل سرعة خروج للكرة من المضرب ضد فريق The Yankees في حالتين من الضربات؟). وغني عن القول إن بعض التحديات الهندسية التي نواجهها ليست سهلة. ومع المشكلات الصعبة التي تتطلب حلولاً، هناك قيمة عالية للتواصل الممتاز – إنه أحد الجوانب الرئيسية التي نبحث عنها عند توظيف المواهب. فبناء تطبيق معقد يحسب مسافة الهوم ران بناءً على زاوية الإطلاق وسرعة خروج الكرة شيء، وتدوين كل ذلك وشرحه لأصحاب المصلحة الرئيسيين (key stakeholders) شيء آخر تماماً.

جائحة كوفيد-19: نقطة تحول غير متوقعة

فجأة، دخلت جائحة COVID-19 إلى المشهد. تم إلغاء الموسم مؤقتاً، وتغيرت خرائط طريق مشاريعنا، وأُجبرنا جميعاً على العمل من المنزل إلى أجل غير مسمى. بصفتي Scrum Master للفريق، بدأت فجأة أفكر في كيفية تأثير ذلك على تواصلنا، إنتاجيتنا، وجودة عملنا. في السابق، كنا جميعاً نعمل في مكتب صغير بمدينة سان فرانسيسكو، حيث كان الجميع يأتي للعمل كل يوم. كان الأمر رائعاً – تخيل غرفة كبيرة ذات مخطط مفتوح حيث يكتب الناس الأكواد، ويتبادلون الأفكار، ويشاهدون مباريات البيسبول. ولكن الآن، أصبح تواصلنا كله عبر Slack وZoom، وكنت أتساءل عما إذا كانت الأمور ستتدهور.

محاولات فاشلة لتعزيز التواصل: اجتماعات إضافية غير ضرورية

ماذا فعلت؟ أصابني الذعر وبدأت في إضافة المزيد من الاجتماعات. هذا من شأنه أن يحل نقص التواصل لدينا، أليس كذلك؟ فقط أضف المزيد من الاجتماعات إلى جداول الجميع! وهذا ما فعلته بالفعل.

1. ساعة السعادة الافتراضية الأولى Happy Hour

أضفت «ساعة سعادة» يومية اختيارية الحضور. كان الهدف هو توفير منفذ اجتماعي حيث يمكن للناس التحدث عن العمل أو الأمور غير المتعلقة بالعمل في بيئة غير رسمية، وإن كانت افتراضية. استمر ذلك حوالي أسبوع قبل أن يتوقف الناس عن الحضور – ولكن المزيد عن ذلك لاحقاً. أولاً، أرغب في استعراض بقية محاولات الاجتماعات الفاشلة.

2. ساعة السعادة الافتراضية الثانية Happy Hour Part Two

الثانية كانت «ساعة سعادة» أخرى عبر Zoom مع جمهور أكبر قليلاً شمل بعض الزملاء من مكتبنا في نيويورك. استمرت هذه حتى أقل من أسبوع.

3. اجتماعات القيادة Leadership Overhead

الفكرة الثالثة اللامعة: مكالمة «قيادية» بيني وبين قادة التطوير الثلاثة حيث استعرضنا المشاريع الجارية وعناصر خارطة الطريق القادمة. اعتقدت أن خارطة طريقنا ستكون متغيرة باستمرار خلال الجائحة (وهو ما حدث بالفعل)، فلماذا لا نتحدث عنها كل أسبوع؟

4. اجتماعات إضافية مع أصحاب المصلحة Additional Stakeholder Meetings

وأخيراً، قمت بترتيب اجتماعات تواصل إضافية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين للتأكد من أننا نلبي توقعاتهم ونحصل على ملاحظاتهم حول إصلاحات الأكواد والتحسينات التي قدمناها. اعتقدت أنني كنت أتخذ نهجاً استباقياً لحل مشكلة لم يمر بها أي فريق Scrum من قبل: الانتقال من بيئة عمل مشتركة إلى عمل عن بعد بالكامل مع الحفاظ على مستويات إنتاجية كاملة، وتواصل قوي، وجودة عمل عالية. لم أكن أعلم أن Scrum قد غطى كل هذا، وأنني ذعرت من لا شيء. وإليكم السبب.

لماذا كانت سكروم هي الحل؟ إعادة اكتشاف قيمة الإطار

يوفر Scrum إطار عمل لكيفية بناء الفرق للمنتجات من خلال دورات متكررة من التغذية الراجعة والتحسين المستمر. يدعو هذا الإطار إلى مجموعة متنوعة من الاجتماعات (أو كما يفضل مديري تسميتها، الاحتفالات ceremonies) التي تسهل مبادئ التطوير هذه. ومن خلال هذه الاجتماعات، أدركت أن جميع المشكلات التي كنت أحاول حلها، كانت في الواقع، قد حُلت بالفعل بواسطة Scrum.

بالعودة إلى قائمة اجتماعاتي الإضافية – دعونا نستعرض لماذا أصبح كل منها قديماً وغير ضروري:

1 و 2. الاجتماعات اليومية Daily Standups: أكثر من مجرد تحديثات

من أفضل الممارسات في Scrum عقد اجتماعات يومية قصيرة (Daily Standups). يستعرض كل مطور في فريق Scrum ما قام به بالأمس، وخطته لليوم، وما إذا كان لديه أي معوقات (blockers) أو مشكلات يرغب في الإشارة إليها. في بداية فترة العمل من المنزل، أصبح هذا الاجتماع اليومي نقطة تواصل لطيفة لتبادل التحية مع الزملاء وقضاء بعض الوقت الاجتماعي معاً. غالباً ما كان يتخذ هذا شكل مسابقات معلومات البيسبول نظراً لأن معظمنا من كبار محبي اللعبة. وبينما تنص قواعد Scrum على ألا تتجاوز الاجتماعات اليومية 15 دقيقة، فقد رأيت أن تجاوز هذا الوقت كان يستحق العناء. كما ترون، بينما يتسم العديد من خبراء Scrum Masters بالصرامة الشديدة ويعاملون Scrum كـ «علم»، أنا أكثر مرونة وأتعامل معه كـ «فن».

3. اجتماعات تحسين قائمة المهام Backlog Refinement: بوصلة الطريق

كان اجتماع القيادة يهدف إلى عقد اجتماع ثابت لمراجعة عناصر خارطة الطريق الصغيرة والكبيرة. كان من المفترض أن يجتمع ويحدد أولويات العناصر بناءً على الأخبار حول موعد عودة موسم البيسبول. مرة أخرى، اعتقدت أنني كنت أقدم خدمة لفريقي بإضافة نقطة التواصل الإضافية هذه. ومرة أخرى، كنت مخطئاً.

إنها ممارسة أخرى من أفضل الممارسات في Scrum عقد اجتماع لتحسين قائمة المهام (Backlog Refinement) مرة واحدة على الأقل لكل دورة تطوير (sprint). يُستخدم هذا الاجتماع لمراجعة الأخطاء والميزات القادمة في قائمة المهام وتحديد أولوياتها لدورات التطوير المستقبلية. كان فريقي من المطورين وأنا نعقد هذه الاجتماعات التحسينية بانتظام قبل الجائحة، وبالتأكيد، كان هذا هو الحل الأمثل للمشكلة التي كنت أحاول حلها – لقد كان موجوداً طوال الوقت. سرعان ما أدركت أننا كنا نكرر أنفسنا في اجتماع القيادة. كان لا معنى لوجود كليهما.

4. عروض نهاية الدورة Sprint Demos: جسر التواصل مع أصحاب المصلحة

بما أننا كنا نعمل جميعاً عن بعد، فقد افترضت أنه يجب علينا التواصل أكثر مع أصحاب المصلحة للتأكد من أننا جميعاً واضحون تماماً بشأن ما يجب أن يتوقعوه من فريق التطوير الخاص بي. بحلول الآن، أنا متأكد من أنكم خمنتم أن Scrum يأخذ هذا في الاعتبار أيضاً في إرشاداته.

يدعو دليل Scrum إلى عرض توضيحي (demo) في نهاية كل دورة (sprint) حيث يقدم فريق التطوير عروضاً لأصحاب المصلحة ويطلب ملاحظاتهم. لقد قمنا بذلك عن بعد الآن، وكان له نفس التأثير دائماً – فهو يظهر ما كنا نعمل عليه ويخلق منتدى للحصول على ملاحظات سريعة من الأشخاص المهتمين بتحسينات منتجاتنا.

الدروس المستفادة: التفكير النقدي قبل الإجراء

بالضغط على زر التقديم السريع إلى اليوم، تم إلغاء جميع الاجتماعات المذكورة أعلاه إلى أجل غير مسمى، ويواصل فريق Scrum الخاص بي تقديم نتائج متسقة لأصحاب المصلحة لدينا. إن تحيزي نحو اتخاذ إجراءات بإضافة اجتماعات إضافية، على الرغم من حسن النية، أضاف فقط التكرار والفوضى. في المرة القادمة، أعتقد أنني سأفكر مرتين قبل محاولة إعادة اختراع عجلة منهجية Agile.

هناك درسان مهمان تعلمتهما أثناء الانتقال إلى العمل في فريق يعمل عن بعد بالكامل خلال الجائحة، وآمل أن يكونا واضحين لكم الآن. أولاً، هو أن إطار عمل Scrum مرن ومُعد بالفعل للعمل في أي بيئة فريق تقريباً. إن نقاط الاتصال المضمنة وإيقاعات الاجتماعات هي الحل الأمثل الذي كان ولا يزال أمامي مباشرة. كان تحيزي نحو العمل. ولكن قبل اتخاذ إجراء بإنشاء اجتماع فريق آخر، كان يجب أن يكون تحيزي نحو السؤال «لماذا؟».

هذا يقودني إلى استنتاجي الثاني. تعلمت أنه قبل إضافة اجتماع إضافي، يجب أن تسأل نفسك «ما الذي يحاول هذا الاجتماع تحقيقه؟ ما هو الهدف؟ ألا يتم تحقيق هذا بالفعل من خلال اجتماع آخر أو شكل آخر من أشكال التواصل؟». بالتأكيد، سيصطاد هذا المحك الحقيقي الكثير من الاجتماعات المتكررة ويوفر الكثير من الوقت للناس في جداولهم. سيكون فريقك أكثر سعادة وفعالية نتيجة لذلك.

الخلاصة التقنية

تُظهر تجربة الكاتب بوضوح أن إطار عمل Scrum، بمنهجيته التكرارية والاحتفالات المحددة، مصمم بطبيعته لتحمل الاضطرابات الكبيرة مثل الجوائح. إن محاولات إضافة اجتماعات جديدة، وإن كانت بدافع حسن النية لتعزيز التواصل في بيئة العمل عن بُعد، غالباً ما تكون تكراراً غير ضروري للآليات المدمجة في Scrum مثل Daily Standups وBacklog Refinement وSprint Demos. الدرس الأساسي هنا هو أهمية فهم وتطبيق مبادئ Scrum الأساسية بشكل كامل قبل اللجوء إلى حلول خارجية، والتساؤل دائماً عن الغرض والقيمة المضافة لأي اجتماع جديد. فمرونة Scrum تكمن في قدرته على التكيف، وليس في الحاجة إلى تعديلات جذرية في أوقات الأزمات.